パーソナルスタイリストのMASAです
まだまだじめっとした日が続きますね
早く梅雨明けしてほしいと願う今日この頃・・
「仕組み化」という言葉を聞いたことがありますか？
仕事をする上でこの言葉をとても大切にしています
仕組み化とは・・・
会社などで行われている業務のやり方を決めてしまうこと
誰が担当になってもその業務がうまく回るようにすること
一般的な企業ではこの「仕組み化」をうまく取り入れ、仕事の生産性を向上させているところが多いと思います
美容室ではまだまだ浸透していません
わかりやすく考えるには、「会社全体の業務に取り入れる仕組み化」と「個人の業務に取り入れる仕組み化」
この２パターンに分けることです
まずは「会社全体の業務に取り入れる仕組み化」から
美容室は対お客様からなる接客業です
マニュアルはなく人間性が重要視される職業になります
流れとして、来店されてからカウンセリングが始まり施術に入り、シャンプー、スタイリングとすすんでいきます
ここで仕組みの大切な要素を確認します
【仕組みの５つの要素】
① 「何を」
② 「だれが」
③ 「いつ」
④ 「どうやって」
⑤ 「チェックの方法」
この５つの要素を誰もが同じようにこなすことを「仕組み化」と考えます
美容師のサロンワークの場合「人対人」で難しいですが、カットなど技術以外のサービスを「仕組み化」することはできます
例えば、お客様が来店された時、「いらっしゃいませ！」と迎える美容室多いですよね？
これを「こんにちは！」と言うようにする
これだけで美容師とお客様の壁が薄くなります
これをスタッフ全員で統一する
簡単ですがこれも「仕組み」を作っています
他にもカウンセリング時に決まった質問事項をお客様に聞くように「カウンンセリングシートを作成する」など仕組み化できるところはたくさんあります
コンビニなどアルバイトの時も一緒です
アルバイトをする時、誰もが同じクオリティで同じ仕事をこなせるように業務マニュアルのようなものを与えられます
その中でも元気のいい子、笑顔のいい子など多少の個人差はでてきますが、マニュアルがしっかりしていれば大きな問題には繋がりません
生産性も柔軟性も高めることができます
このように細かな仕組みを徹底することで仕事の効率を高めることができます
続いて「個人の業務に取り入れる仕組み化」
個人の場合も全体の時と同様、自分のやるべき仕事を明確にすることが大切です
これは「接客中」も「接客以外の時」も同じです
もう一度、仕組みの大切な要素を確認します
【仕組みの５つの要素】
① 「何を」
② 「だれが」
③ 「いつ」
④ 「どうやって」
⑤ 「チェックの方法」
先ほどの５つの要素の内② 「だれが」を自分に置き換えて考えます
例えば「接客中」の場合
「３時間で終わりたい」という要望でカット、カラー、パーマをするお客様が来られたとします
美容師ならわかりますがなかなかタイトなスケジュールになります
時間割を頭の中で考えないといけません
美容師によっていつ、どうやって時間を使うかは自由です
パーマを先にやるのか、カラーから進めるのか
大切なことは時間軸を決めることです
このようなお客様が来られた時は、１時間でここまでは終わらせておく
何時までにシャンプーを終わらせておく
など、人によってベストな時間割は変わってきますが、何かを急ぐのではなく時間を効率よく使うこと
これがポイントになります
手と頭をフル回転させることは本当に難しいです
続いて「接客以外の時」
以前、「サロンワーク以外の時間」についてブログで書いたのですが
ここでも大切なことは「仕組み化」してしまうことです
「固定化できる仕事」と「固定化できない仕事」と大きく２つに分けて考えます
「固定化できる仕事」とは、ほぼ毎日行う仕事のことです
僕の場合「固定化できる仕事」は
・入金&両替
・記帳業務
・ブログ・SNS発信
・掃除
「固定化できない仕事」は
・材料発注
・業者打ち合わせ
・経理業務
・その他事務作業
ざっくりですがこんな感じです
「固定化できる仕事」は毎日行う業務なのである程度の時間や処理する内容も決まってくるためルーティン化してしまいます
20分でもあれば「入金&両替」に早い時間帯で行き、空いた時間で「記帳業務」、後半の方がネタもできてはかどるため「ブログ・SNS発信」は後回し
こんな感じの優先順位にしてます
仕組み化してしまえば、どんなに忙しくてもこの３つは確実にこなせます
これを後回しにしてしまうと後々自分が大変になるため時間軸を決めて円滑にすすめるよう努力しています
しかし、しっかりスケジュール管理していても突如起きる想定外な展開になることもあります
時間より早くお客様が来てしまったり、パソコンが動かなかったり、電話が鳴り止まないなどなど
しかし仕組み化していれば、どちらの仕事を最優先するべきか落ち着いて対応することができます
このような時のリスクマネジメントにも「仕組み化」しておくことで適切な対処をとることができます
「固定化できる仕事」をする時に唯一気をつけていることは後回しにしないことです
「明日やろうは馬鹿野郎」
こんな言葉がいつしか頭から離れなくなっていました（良い意味で）
今日できることは明日に回さないこと
これはあくまでできることです
無理してやる必要はありません
「固定化できない仕事」は「固定化できる仕事」を終えたあと、少しずつ終わらせていくこともできます
空いた時間を利用して少しずつ進めておくだけで納期ギリギリに無理しなくてすみます
メインのキャラを育てながらサブキャラも対戦させて経験値を少しずつ上げる感じで
「仕組み化」してしまうことで無理なく仕事を進めることができます
仕事を「仕組み化」するということはやるべきことや全体を見つめ直すことにも繋がってきます
また優先順位を明確にすることで無駄な時間をなくしメリハリのある業務のすすめ方ができます
会社としてもパフォーマンスが向上し、生産性アップにも繋がるのではないでしょうか
まだまだ完璧とは言えませんが少しずつ形にしていけたらと思います
長く続けることをゴール地点とし、少しずつ少しずつ
それではまた
